Dữ liệu thứ cấp là nguồn thông tin vô cùng hữu ích, đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu thị trường, marketing và hoạch định chiến lược doanh nghiệp. Vậy dữ liệu thứ cấp là gì, có những loại nào, ưu nhược điểm ra sao và quy trình thu thập dữ liệu thứ cấp cần thực hiện như thế nào? Hãy cùng xulysolieu.info tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
I. Dữ Liệu Thứ Cấp Là Gì?
Dữ liệu thứ cấp (Secondary Data) là những thông tin đã được thu thập, tổng hợp và lưu trữ trước đó, hiện được sử dụng lại cho một mục đích nghiên cứu mới. Khác với dữ liệu sơ cấp (primary data) được thu thập trực tiếp từ hiện trường, dữ liệu thứ cấp đã tồn tại sẵn, có thể truy cập từ các nguồn nội bộ hoặc bên ngoài doanh nghiệp.
Ví dụ: Báo cáo doanh thu quý, dữ liệu dân số từ Tổng cục Thống kê, kết quả khảo sát của bên thứ ba, thông tin thị trường từ hiệp hội ngành…
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng dữ liệu thứ cấp?
- Tiết kiệm thời gian, chi phí so với việc khảo sát mới.
- Có thể tiếp cận nhanh chóng với lượng dữ liệu phong phú, đa chiều.
- Là cơ sở để đánh giá tình hình hiện tại, xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh…
II. Các Loại Dữ Liệu Thứ Cấp
Dữ liệu thứ cấp được phân loại dựa trên nguồn gốc: dữ liệu bên trong và dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp.
1. Dữ liệu bên trong doanh nghiệp
Là các tài liệu, báo cáo, biểu mẫu, số liệu có sẵn do chính doanh nghiệp tạo ra trong quá trình hoạt động. Ví dụ:
- Báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh…)
- Báo cáo bán hàng, tồn kho, đơn đặt hàng
- Dữ liệu khách hàng: hồ sơ mua hàng, khiếu nại, khảo sát cũ
- Biên bản họp, ghi chú nội bộ, báo cáo nghiên cứu cũ…
Ưu điểm: Có sẵn, dễ truy cập, chi tiết và phù hợp với bối cảnh nội bộ.
2. Dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp
Là dữ liệu do tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài cung cấp. Có thể chia thành 4 nguồn chính:
- Cơ quan Nhà nước: số liệu từ Tổng cục Thống kê, Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Cục Thuế…
- Ấn phẩm chuyên ngành, sách báo: các tạp chí định kỳ, cẩm nang ngành nghề
- Thông tin thương mại: từ các công ty nghiên cứu thị trường, hiệp hội ngành, ngân hàng, đơn vị khảo sát
- Nguồn khác: Viện nghiên cứu, báo cáo của tổ chức phi chính phủ, tài liệu hội thảo, báo cáo học thuật, dữ liệu mở…
III. Ưu Nhược Điểm Của Dữ Liệu Thứ Cấp
Ưu điểm
- ✅ Dễ truy cập: Thông tin có sẵn, chỉ cần tìm đúng nguồn.
- ✅ Tiết kiệm chi phí: Không cần khảo sát mới, giảm nhân lực.
- ✅ Nhanh chóng: Có thể sử dụng ngay khi cần.
- ✅ Đa dạng: Phục vụ nhiều góc độ phân tích, kết hợp tốt với dữ liệu sơ cấp.
Nhược điểm
- ⚠ Không đồng nhất mục tiêu: Dữ liệu ban đầu thu thập có thể không phù hợp với yêu cầu nghiên cứu hiện tại.
- ⚠ Thiếu tính cập nhật: Một số nguồn dữ liệu đã cũ hoặc lỗi thời.
- ⚠ Không kiểm soát được cách thu thập: Không rõ hoàn cảnh hoặc quy trình thu thập gốc.
- ⚠ Cách phân loại khác biệt: Gây khó khăn trong phân tích, tổng hợp lại.
IV. Quy Trình Thu Thập Dữ Liệu Thứ Cấp
Quy trình thu thập dữ liệu thứ cấp gồm 4 bước cơ bản, đảm bảo thu thập đúng, đủ và phù hợp với mục tiêu nghiên cứu.
Bước 1: Xác định dữ liệu cần thu thập
- Rà soát kỹ mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi cần trả lời.
- Tránh thu thập lan man hoặc thừa dữ liệu.
- Ưu tiên dữ liệu phù hợp về nội dung, thời điểm, đơn vị đo lường và nguồn gốc.
✅ Gợi ý: Hãy liệt kê rõ các biến số cần thiết như: độ tuổi khách hàng, hành vi tiêu dùng, thị phần ngành, v.v.
Bước 2: Xác định nguồn tài liệu phù hợp
- Bắt đầu từ nguồn dữ liệu nội bộ: phòng tài chính, kinh doanh, chăm sóc khách hàng…
- Sau đó, mở rộng sang nguồn bên ngoài: website chính phủ, tạp chí ngành, công ty nghiên cứu thị trường.
- Đảm bảo chất lượng nguồn: đáng tin cậy, có tên tuổi, minh bạch.
✅ Mẹo: Sử dụng Google Scholar, website thống kê quốc gia, và cơ sở dữ liệu chuyên ngành như Statista, Nielsen, GSO, VCCI…
Bước 3: Thu thập và tổ chức dữ liệu
- Ghi rõ thông tin về nguồn: tên tài liệu, tác giả, năm xuất bản, nơi phát hành…
- Phân loại và lưu trữ dữ liệu theo chủ đề hoặc định dạng (PDF, Excel, hình ảnh…).
- Đảm bảo tính pháp lý: tôn trọng bản quyền, ghi chú nguồn trích dẫn.
✅ Lưu ý: Sử dụng công cụ lưu trữ như Google Drive, Excel hoặc phần mềm quản lý tài liệu để dễ tìm và truy xuất sau này.
Bước 4: Đánh giá và chọn lọc dữ liệu
- Xem xét dữ liệu có cập nhật, chính xác, liên quan không.
- Loại bỏ các dữ liệu lỗi thời, trùng lặp hoặc không rõ nguồn.
- Xác định mức độ phù hợp với mục tiêu nghiên cứu và khả năng kết hợp với dữ liệu sơ cấp nếu cần.
✅ Gợi ý: Đánh giá từng nguồn dữ liệu dựa trên 4 tiêu chí: độ tin cậy, tính thời sự, mức độ liên quan, và độ chính xác.
V. Kết Luận
Dữ liệu thứ cấp đóng vai trò nền tảng cho các quyết định chiến lược trong doanh nghiệp. Dù không phải lúc nào cũng hoàn hảo, nhưng nếu được chọn lọc và sử dụng đúng cách, dữ liệu thứ cấp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và chi phí nghiên cứu.
Tóm lại:
- ✅ Dữ liệu thứ cấp có sẵn, dễ khai thác, tiết kiệm chi phí
- ✅ Phân biệt rõ dữ liệu nội bộ và dữ liệu bên ngoài
- ✅ Quy trình thu thập cần tuân thủ 4 bước: xác định – tìm kiếm – thu thập – đánh giá
- ✅ Hạn chế sử dụng dữ liệu không cập nhật, không rõ nguồn gốc
